On peut aimer ou non la comptabilité, mais lorsqu’il s’agit de gérer un fonds commun, en maîtriser les rudiments peut être utile afin de ne pas impacter sa propre finance. Au sein d’une copropriété, il est nécessaire de vérifier les comptes de l’immeuble afin de gérer au mieux l’argent qui permettra notamment d’effectuer des travaux ou de l’entretien.
De plus, la loi est devenue plus stricte envers la comptabilité des propriétés afin que chacun puisse saisir l’essentiel concernant la situation financière de l’immeuble sans être comptable de métier.
Comme fonctionne la comptabilité en copropriété ?
Avant 2007, les opérations étaient enregistrées au moment du paiement ou de l’encaissement. On parlait alors d’une comptabilité de trésorerie. Toutefois, ce dispositif ne permettait pas d’obtenir assez précisément la situation financière de l’immeuble et de comparer de manière satisfaisante un immeuble et un autre. Le site www.syndic4you.be fait toutefois remarquer, à travers ces articles, des inconvénients à cette pratique.
En effet, ce dispositif ne permettait pas de rendre compte de la situation financière de l’immeuble. Ainsi, depuis 2007, les règles en matière de comptabilité de la gestion de copropriété ont été changées en une comptabilité d’engagement. Dès qu’une dépense a été engagée, elle doit être comptabilisée, et ce même si elle n’est pas encore payée.
Qui s’en occupe en permanence ?
La comptabilité de la copropriété est gérée par le syndic. Afin d’être en règle, tous les syndics doivent ouvrir un compte bancaire séparé au nom de chaque copropriété, sans que cela occasionne des frais supplémentaires à la charge des copropriétaires. Seules les copropriétés de moins de 15 lots peuvent renoncer à cette nouvelle règle de gestion si cela est voté par les copropriétaires.
Tout comme la gestion comptable, le choix de l’établissement bancaire est fait par le syndic, sauf si les copropriétaires s’y opposent à la majorité simple durant l’assemblée générale. Les intérêts dudit compte sont par ailleurs acquis par le syndicat des copropriétaires.
Il dispose d’un droit de regard sur l’état des comptes du syndicat et sur la méthode de gestion. Un bénévole peut toutefois s’occuper de cette tâche tout en respectant les mêmes consignes. Il est voté durant une AG et est responsable de la gestion durant son mandat (en général 3 ans).
Les règles de comptabilité dans ce type de logement
Au sein des copropriétés, la comptabilité est dite en engagement en partie double. D’un côté, elle enregistre les mouvements comptables, recettes et dépenses, dès la facturation. De l’autre, il y a la comptabilité en partie double. Les recettes et les dépenses sont enregistrées sur deux comptes distincts. Ainsi chaque mouvement apparaissant sur le premier compte trouvera son équivalent sur le second.
Il peut être utile de vous équiper d’un logiciel dédié à la comptabilité des copropriétés, qui peut vite s’avérer indispensable pour assurer la bonne gestion d’un syndicat bénévole. Outre la comptabilité, ces logiciels vous permettent le plus souvent de gérer les appels de fonds, le traitement des courriers et l’archivage.
Les copropriétés de moins de dix lots et avec un budget annuel inférieur à 15.000€ peuvent adopter une comptabilité simplifiée, sans partie double. Les engagements peuvent n’être constatés qu’en fin d’exercice.